Matrice d’Eisenhower : comment distinguer l’urgent de l’important
Une journée remplie de tâches « urgentes » peut s’achever sans que rien d’important n’ait avancé. Le téléphone sonne, un client insiste, un message demande une réponse immédiate : on réagit, on s’épuise, et le projet qui comptait vraiment attend encore. La matrice d’Eisenhower aide à sortir de ce piège en séparant deux questions que l’on confond sans cesse : est-ce urgent ? et est-ce important ? Cet article explique la méthode, l’applique à une journée de gérant de boutique et indique ses limites.
D’où vient cette idée, et ce qu’elle dit vraiment
On parle de « matrice d’Eisenhower », du nom du président américain Dwight D. Eisenhower. Une précision d’abord, car elle évite une erreur répandue : dans son discours du 19 août 1954 à Evanston, aux États-Unis, il ne présente pas lui-même un tableau à quatre cases. Il rapporte une phrase qu’il attribue à un ancien président d’université : « I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent. » (The American Presidency Project). Autrement dit : ce qui presse n’est presque jamais ce qui compte le plus. Le tableau à quatre quadrants est une mise en forme ultérieure de cette idée, que l’on associe aujourd’hui à son nom. Aucune source consultée pour cet article ne permet d’affirmer qui l’a conçu.
Les deux critères
- Urgent : la tâche demande une action rapide, car une échéance est proche ou quelqu’un attend.
- Important : la tâche contribue à vos objectifs, à vos résultats ou à ce que vous devez protéger.
Les deux critères sont indépendants. Une panne du congélateur d’un restaurant est urgente et importante. Un message de promotion reçu par téléphone peut sembler urgent (« offre valable aujourd’hui ») sans être important du tout.
Les quatre cases
Le guide de l’université de York sur la priorisation présente la matrice ainsi (University of York, Being organised) :
| Urgent | Pas urgent | |
|---|---|---|
| Important | 1. À faire tout de suite | 2. À planifier |
| Pas important | 3. À déléguer ou à limiter | 4. À reporter ou à supprimer |
La case 2 est la plus précieuse et la plus négligée. Elle contient ce qui améliore durablement l’activité, mais qui ne crie jamais : suivre ses stocks, négocier avec un fournisseur, former un employé, tenir ses comptes. Comme rien ne vous y oblige aujourd’hui, ces tâches glissent, et finissent un jour par devenir urgentes.
Appliquer la matrice en cinq étapes
- Listez tout ce que vous avez à faire, professionnel comme personnel.
- Posez deux questions pour chaque tâche : y a-t-il une échéance ou quelqu’un qui attend ? Cela sert-il un objectif que j’ai réellement ?
- Placez la tâche dans une case. Si vous hésitez sur l’importance, demandez-vous ce qui se passe si la tâche n’est jamais faite.
- Classez à l’intérieur de chaque case et commencez par la case 1.
- Réservez des créneaux pour la case 2 dans votre agenda, comme un rendez-vous. Revoyez la matrice régulièrement.
Un exemple : la journée d’un gérant de boutique
Voici un exemple illustratif : le gérant d’une boutique d’alimentation à Abidjan prépare sa journée.
| Tâche | Urgent ? | Important ? | Case |
|---|---|---|---|
| Payer le fournisseur dont l’échéance est demain | Oui | Oui | 1 |
| Réparer la vitrine réfrigérée en panne | Oui | Oui | 1 |
| Faire l’inventaire hebdomadaire du stock | Non | Oui | 2 |
| Rencontrer un deuxième fournisseur pour comparer les prix | Non | Oui | 2 |
| Former le nouvel employé à la caisse | Non | Oui | 2 |
| Répondre à un représentant qui passe sans rendez-vous | Oui | Non | 3 |
| Répondre à tous les messages de groupe en temps réel | Oui | Non | 3 |
| Ranger l’arrière-boutique sans autre raison que l’habitude | Non | Non | 4 |
| Passer une heure sur les réseaux sociaux | Non | Non | 4 |
Lecture : le gérant traite d’abord les deux tâches de la case 1. Il bloque ensuite deux heures dans l’après-midi pour l’inventaire et la formation, avant de fixer un rendez-vous avec le deuxième fournisseur dans la semaine. Les tâches de la case 3 sont regroupées à un moment précis (par exemple vingt minutes en fin de matinée). Celles de la case 4 sont supprimées ou laissées de côté.
Pourquoi tant de tâches urgentes ?
Une grande partie de l’urgence est fabriquée par le manque d’anticipation. Le fournisseur de l’exemple doit être payé demain parce que l’échéance n’a pas été notée plus tôt. L’inventaire négligé finit en rupture de stock, donc en urgence. Avec le temps, une bonne utilisation de la case 2 réduit la case 1 : c’est là que se joue l’intérêt réel de la méthode.
Les cas qui résistent au classement
Certaines tâches ne se rangent pas du premier coup.
- La tâche urgente et importante qui dépend de quelqu’un d’autre. Vous attendez la réponse d’un réparateur ou d’un fournisseur. Elle reste en case 1, mais votre action est ailleurs : notez quand vous relancerez, puis passez à la suite.
- La tâche importante trop grosse pour avancer. « Revoir mes prix » reste des semaines en case 2 parce qu’on ne sait pas par où commencer. Découpez-la et planifiez seulement la première étape, par exemple relever vos dix produits les plus vendus.
- La tâche qui change de case avec le temps. Une démarche non urgente aujourd’hui le devient quand l’échéance approche. C’est une raison de revoir la matrice régulièrement.
- La tâche personnelle qui déborde sur l’activité. Un enfant malade ou une démarche administrative est urgent et important au sens de la matrice, même s’il n’a rien de professionnel. Classez-le dans la même liste plutôt que de le traiter à part, et déplacez les tâches de l’activité qu’il repousse.
Déléguer ou refuser : trois questions pour la case 3
Avant de traiter une tâche urgente mais peu importante, posez-vous trois questions.
- Quelqu’un d’autre peut-il la faire correctement avec une consigne courte ?
- Que se passe-t-il si elle attend une journée ?
- La personne qui la demande est-elle quelqu’un dont je dois ménager la relation ?
Si la réponse à la première est oui, déléguez en précisant le résultat attendu et la date. Si la deuxième montre que l’attente ne coûte rien, répondez que vous traiterez la demande à un moment précis : « Je ne peux pas maintenant, je vous réponds jeudi. » Dans l’exemple de la boutique, le représentant sans rendez-vous peut être invité à revenir à une heure convenue.
Une revue hebdomadaire de dix minutes
Une matrice vite remplie vieillit vite. Une habitude pratique consiste à la reprendre une fois par semaine : barrez ce qui est fait, déplacez ce qui a changé de case, vérifiez que la case 2 a reçu au moins un créneau dans l’agenda, supprimez ce qui n’a plus de raison d’être. Il s’agit d’une suggestion pratique, pas d’une règle démontrée : ajustez la durée et le moment à votre rythme.
Quand la journée est trop interrompue
Dans une boutique ou un atelier, les clients, les appels et les messages coupent sans cesse le travail. Trois habitudes aident à protéger la case 2, sans prétendre qu’elles conviennent à tous :
- Des créneaux courts plutôt qu’une grande plage. Vingt à trente minutes bloquées dans l’agenda sont plus réalistes que deux heures qu’une interruption suffit à faire disparaître.
- Des plages pour les messages. Répondre à heures fixes, par exemple en fin de matinée et en fin de journée, évite de traiter chaque notification comme une urgence.
- Un mot à l’équipe. Si quelqu’un travaille avec vous, expliquez ce qui compte cette semaine. Une tâche n’est importante que par rapport à un objectif, et chacun doit connaître le même.
Erreurs fréquentes et limites
Tout classer en urgent et important. Si tout est prioritaire, rien ne l’est. Imposez-vous de ne garder que quelques tâches dans la case 1.
Confondre l’importance et l’insistance. Une demande pressante d’un tiers n’est pas importante par principe. Elle l’est si elle sert vos objectifs.
Déléguer sans cadre. La case 3 suppose de pouvoir confier la tâche ou de la regrouper. Si personne ne peut s’en charger, limitez le temps qu’elle prend.
Oublier d’avoir des objectifs. On ne peut juger l’importance qu’au regard de ce que l’on veut atteindre. Sans objectif clair, la matrice ne tranche pas.
Chercher une règle universelle. L’outil aide à trier, pas à décider à votre place. Une tâche urgente et peu importante peut parfois valoir la peine pour préserver une relation. C’est un choix à assumer, non un défaut.
Votre prochaine action
Écrivez maintenant les dix tâches qui occupent votre semaine, classez-les dans les quatre cases et choisissez la tâche de la case 2 qui aurait le plus d’effet. Placez-la dans votre agenda, avec une heure de début, avant la fin de la journée.
Ce qu’il faut retenir
Urgent et important ne sont pas synonymes. La matrice les sépare pour que vous traitiez vite ce qui est urgent et important, planifiiez ce qui est important mais pas urgent, limitiez le reste et supprimiez ce qui ne sert à rien. La case qui change le plus de choses est la deuxième.
Pour aller plus loin
- University of York, Prioritisation, Being organised: a practical guide, guide en ligne
- The American Presidency Project, Address at the Second Assembly of the World Council of Churches, Evanston, Illinois, 19 août 1954
